Description de tâches Secrétaire particulier/secrétaire particulière dans la Région de Montréal

Voyez à quoi ressemble le travail de secrétaire particulier/secrétaire particulière au Canada. Cette description de tâches s’applique à l’ensemble des Adjoints administratifs/adjointes administratives (CNP 13110).

Adjoints administratifs/adjointes administratives

Description

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Tâches et fonctions

Voici les tâches et activités principales que les Adjoints administratifs/adjointes administratives doivent effectuer, et certaines des exigences physiques que celles-ci impliquent :

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Milieux de travail et employeurs

Voici quelques milieux de travail typiques où les Adjoints administratifs/adjointes administratives travaillent et certaines de leurs caractéristiques principales :

• Établissements des secteurs privé et public

Appellations d’emploi connexes

Voici quelques autres appellations d’emploi connexes en lien avec la même catégorie professionnelle (CNP 13110), ainsi qu’une liste de professions similaires :

• adjoint administratif/adjointe administrative
• adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
• administrateur/administratrice des ressources humaines
• secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
• secrétaire particulier/secrétaire particulière
• secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
• secrétaire technique

Sources Système d’information sur les professions et les compétences & Classification nationale des professions